Google Apps in der Schule

Google stellt für Schule eine die „Education“-Variante der Google Apps kostenlos zur Verfügung. Für die Pestalozzi-Schule Schweinfurt habe ich Google Apps eingerichtet und bin durchaus angetan vom Ergebnis.

Google Apps ermöglicht es, den Schülern und Lehrern Google Mail-, Google Kalender-, Google Text & Tabellen und Google Talk über die eigene Domain zur Verfügung zu stellen. E-Mail-Adressen und Benutzernamen enden dann ebenfalls mit dem Domainnamen, also etwa hans.wurst@tolle-schule.de. So ist es nicht mehr notwendig, dass sich ein Schüler bei diesen verschiedenen Diensten anmeldet – eine Anmeldung bei einer zentralen Startseite, die der Administrator frei anpassen kann, genügt. Die komplette Benutzerverwaltung liegt ebenfalls in der Hand des Administrators vor Ort, sodass er sich beispielsweise um vergessene Passwörter o.ä. kümmern darf. Ein großer Vorteil ist der automatische Abgleich von Kontaktinformationen über das System. Es genügt, wenn der Benutzer z.B. beim Schreiben einer E-Mail oder beim Freigeben eines Dokuments den Vor- oder Nachnamen eingibt – Google Apps ergänzt automatisch zum vollständigen Benutzernamen. So ist es auch für schwächere Schüler ein leichtes, z.B. die Termine des Lehrerkalenders in ihren privaten Google Kalender einzubinden. Sicherheitseinstellungen bewirken dabei, dass z.B. Dokumente oder Kalender nur innerhalb der Domain freigegeben werden können. Auch für die anderen Anwendungen lässt sich das Verhalten nach außen und innerhalb der Domain unterschiedlich einstellen.
Eine nette Spielerei ist die frei konfigurierbare Startseite, für Einzelanwender auch als iGoogle bekannt. Der Administrator legt einmal das Erscheinungsbild und die einzelnen ‚Gadgets‘ fest, die angezeigt werden sollen. Nach dem Anmelden kann jeder Nutzer seine Startseite frei anpassen – wobei ich mir hier die Möglichkeit wünschen würde, dass zumindest der Inhalt einer Spalte durch Schülerhand nicht mehr zu ändern wäre.

Die Einrichtung von Google Apps erfordert einige Kenntnisse, obgleich man sich durch zahlreiche Hilfetexten an die Hand genommen fühlt. Zur Verifizierung, dass man berechtigt ist, Google Apps für die gewünschte Domain zu benutzen, muss eine kleine HTML-Datei auf den Server hochgeladen werden. Innerhalb weniger Stunden wird diese von Google überprüft und der Account freigegeben. Etas komplizierter ist die Nutzung von Google Mail mit passender Domain-Endung. Hierfür müssen die MX-Datensätze in den DNS-Einstellungen beim Provider geändert werden. Google liefert zwar auch hier eine ausführliche Hilfe mit, orientiert sich dabei aber vor allem an US-Hostern, sodass man hierzulande etwas tiefer in den Eingeweiden des Domain-Anbieters wühlen muss. Wem das zu umständlich oder zu gefährlich erscheint (ich hatte ein bisschen Angst davor, den E-Mail-Verkehr meiner Chefin mit Regierung und Co. zum Erliegen zu bringen), kann sich alternativ eine Domain bei dyndns.com oder ähnlichen Diensten anlegen (so hab ich’s gemacht).

Im folgenden beschreibe ich die Vorgehensweise bei dyndns.com, weil selbst diese Variante für Einsteiger abschreckend wirken kann:
Im ersten Schritt muss der interessierte Admin auf den Seiten von dyndns.com einen kostenlosen Account mit passenden Benutzerdaten anlegen. Mit „Add Hosts Service“ legt man nun eine eigene Domain zu. Zur Auswahl stehen zahlreiche Second-Level-Endungen, die Zeichen davor darf man beliebig füllen, sodass am Ende etwas wie „lozzi.dyndns.org“ herauskommt. Als Service kann man gefahrlos einen „WebHop redirect“ auf die ursprüngliche Schulhomepage oder sonst irgendwo hin anlegen. Wichtig für das Funktionieren der Google-Mailadressen ist die Einstellung „Mail Routing“ bei dem das Häckchen aktiviert werden muss. Im nachfolgenden Fenster trägt man nun wie bei Google beschrieben „aspmx.l.google.com“ und setzt das Knöpfchen bei „Primary“. Mit diesen Einstellungen wird dafür gesorgt, dass fortan alle Mails beim Maildienst von Google Apps landen und so lassen sich dann Mailadressen wie „hans.wurst@lozzi.dyndns.org“ mittels der Google-Benutzerverwaltung erstellen.

Hat man sich für die Education-Ausgabe von Google Apps entschieden, bekommt man über kurz oder lang eine Mail von Google, in der man mit geeigneten Angaben nachweisen muss, dass es sich wirklich um eine Schule handelt. Dabei ist es mit Schulname, Adresse, Web-Adresse und ähnlichem getan, anderweitige Nachweise sind nicht erforderlich. Das Heraufstufen von Privat zu Education erfolgt innerhalb einiger Tage.

Meine Schüler waren von ersten Tests der Oberfläche und der einzelnen Anwendungen durchaus angetan. Gerade die Möglichkeit, ortsunabhängig auf alle Informationen und Applikationen zuzugreifen, macht einen großen Reiz aus. Im Moment läuft Google Apps nur im Testbetrieb mit zwei Klassen. Wie die Verwaltung der Benutzer und der Domain aussieht, wenn die ganze Schule Zugang hat, bleibt sicher spannend 🙂

Startseite der Pestalozzi-Schule: http://partnerpage.google.com/lozzi.dyndns.org
Google Apps für Schulen: http://www.google.com/a/edu/?hl=de

8 Kommentare zu "Google Apps in der Schule"

  1. Hallo,
    ich finde den Einsatz der google apps an Schulen sehr interessant und hab selber auch mit dem Gedanken gespielt. Was mich hat zurückschrecken lassen sind die AGB von google. Hier haben wir es doch mit einem Anbieter zu tun, der unverhohlen zugibt, die eingespeisten Daten zu speichern, zu durchsuchen und wieder zu verwerten. Ich frage mich, ob und wie ich evtl. rechtliche Probleme bekomme, wenn ich derartige Plattformen im Unterricht einsetze, auf die ich keinen vollen Zugriff habe und auch Speicherung von Schülerdaten durch Dritte zustimme.
    Ich weiß, dass klingt mal wieder recht destruktiv, aber nachdem ich durch meinen Ausbilder eindringlich gewarnt wurde, bin ich da etwas skeptisch geworden. Wie sehen das andere? Gab/Bibt es da Probleme?
    Viele Grüße aus Frankfurt by http://www.blog.initiatived21.de

  2. @scheppler

    ich würde das ähnlich wie du sehen, google ist bestimmt kein mildtätiger Verein – die wertvollste Firma der Welt will auch gern Geld verdienen – und das geht nur über eine laxe AGB zur späteren Weiterverwertung.

    Wobei die Features natürlich für die meisten Schulen ganz großes Kino und gewiss auch nützlich sind. Ähnliches bekommt man sonst mit einem Exchangeserver mit Outlook Web access und einer Active Directory Domain mit Sharepoint Services hin. Das kostet gut Geld in der Anschaffung und braucht vor allem Expertise…

    Ist halt wie immer bei google, man bekommt was tolles aber die Rechnung kommt dann später.

    Kurz: ich halte es da wie der Ausbilder von scheppler und rate meinen Studenten davon ab^^

  3. Hallo Holger,

    dieser Eintrag ist ja nun 3 Jahre alt. Mich würde interessieren: Benutzt Ihre Schule Google Apps noch immer?
    Wenn ja, wie sehen die Beteiligten die Datenschutzthematik heute? Ist der inzwischen weiter gestiegene Funktionsgewinn die (riskante?) Auslagerung der Daten auf Googles Server wert?

    Mark

    • Hallo Mark,

      wir benutzen Google-Aps nicht mehr. Zwei Gründe sind dafür ausschlaggebend:
      1) Ist die Kommunikation bzw. die Verteilung von Rundschreiben etc. zwischen Schulleitung und Lehrern auf lo-net² umgestellt worden. Dadurch, dass lo-net erhöhte Anforderungen an die Einarbeitung der Kollegen stellt (übersichtlich ist anders), wollte ich nicht noch ein zweites Schulungs-Fass aufmachen. So arbeiten die, die eine Lernplattform bzw. Plattform zum Datenlagern und -austauschen brauchen nun nur noch mit lo-net².
      2) Die Verwaltung der Schüleraccounts bei Google Apps hat mich auf längere Sicht genervt. Jeder Schüler musste per Hand in neue Gruppen (Klassen) einsortiert werden und das Anlegen und Zurücksetzen durfte bzw. musste nur ein Admin machen. Dabei blieb einfach zuviel Zeitaufwand für eine einzelne Person (also für mich), sodass ich mir um den Rest wie Datenschutzbedenken etc. keine Gedanken mehr machen muss.

      Viele Grüße
      Holger

  4. Google-Nutzerin | 26. Oktober 2013 um 10:34 | Antworten

    Hallo,

    ich bin Lehrerin und nutze seit Jahren Gmail privat. Durch Zufall bin ich auf Gmail Edu Apps aufmerksam geworden. Ich bin technisch nicht ganz so fit und weiß nicht, ob ich das Ganze richtig verstehe.

    Meine Fragen:
    1.) Wenn man sich für die Edu Apps registriert, bezieht sich das dann immer auf die ganze Schule? D. h., derjenige, der sich bzw. die Schule registriert, wäre gleichzeitig der Admin?
    2.) Ich würde einfach nur gerne die Features von den Edu Apps nutzen, ohne meiner Schule oder meinen Kollegen irgendwas aufzudrücken (ist gar nicht meine Baustelle); kann ich auch ‚allein‘ Google Apps Edu nutzen? Oder funktioniert alles (z. B. Freischaltung der zusätzlichen Features, die über jene derPrivat-Gmail-Accounts hinausgehen) erst, wenn man die tatsächliche Schuldomain mit Google ‚verlinkt‘ hat (wie es oben beschrieben wird)?
    3.) Sollte es (siehe Punkt 2) für mich allein nutzbar sein: Sollte ich dann ein Upgrade meiner Privat-Gmail-Adresse auf die Edu Apps beantragen, oder sollte ich mich ’neu‘ registrieren über meine Dienstadresse? Wäre doch irgendwie doof, wenn ich 2 Gmail accounts checken müsste. Allerdings würde ich natürlich auch gerne Emails mit meiner Dienstadresse im Absender verschicken können…

    Danke im Voraus (falls jmd antwortet)… 🙂

    • Hallo Namenlose,

      1) ja
      2) jein 🙂 Ob du Google Apps alleine oder zusammen mit irgendwelchen Kollegen benutzt, ist reichlich egal. Irgendeine Domain muss Google von dir allerdings mitgeteilt bekommen. Wir haben dafür auch nicht unsere „echte“ Domain genommen sondern eine zusätzliche (lozzi.dyndns.org) bei dyndns.org angelegt. Das war damals noch kostenlos, mitterweile muss man wohl einen anderen Dienst dafür bemühen. Wichtig ist, dass sich die im Artikel erwähnten MX-Datensätze anpassen lassen, das geht längst nicht bei jedem Hoster so einfach. Die tatsächliche Schuldomain sollte man nur dann nehmen, wenn wirklich alle Mails dieser Domain über Google gehen sollen.
      3) Nein, das mit der Privatadresse wird nicht gehen. Du wirst auf jeden Fall eine neue Adresse mit der Endung deiner extra angelegten Domain bekommen. Bei uns sowas in der Art wie Hans.Wichtig@lozzi.dyndns.org. Du kannst in deinem Privataccount allerdings problemlos unter „Einstellungen – Konten – Senden als“ eine zusätzliche Adresse anlegen, mit der du Mails verschicken kannst. Im Dienstaccount wäre dann natürlich noch eine Weiterleitung auf deine Privatadresse sinnvoll.

      Alles klar soweit?
      Grüße
      Holger

  5. Google-Nutzerin | 28. Oktober 2013 um 10:04 | Antworten

    Hallo Holger,

    danke schonmal!

    So ganz klar ist mir noch nicht alles, daher frage ich einfach nochmal nach… 😉

    Also. Ich selber verfüge über privaten Webspace bei 1blu und habe noch einen Domain-Namen frei zu vergeben. D. h., ich könnte meiner Schule anbieten, die Domain über meinen Space laufen zu lassen und wenn Kollegen es nutzen wollen, können sie es nutzen (was nicht passieren wird, höchstens 3-5 werden das wollen, bin ich ziemlich sicher). Natürlich haben wir auch eine Schulhomepage, aber die Admins möchte ich damit nicht belasten…

    Ich denke mir also einen Domain-Namen aus, erstelle die Domain und melde das dann an Goolge…? Muss auf der Domain dann auch Inhalt sein oder reicht die Einrichtung?

    Hier

    https://support.google.com/a/contact/nonprofit

    kann ich ja dann alles eintragen. Das einzige, was ich nicht verstehe: Warum steht da Upgrade, wenn ich – wie du sagst – meine alte Adresse gar nicht dafür nutzen kann? Ich kann doch bei Email einfach meine aktuelle Email-Adresse eingeben, oder?

    Das Doofe ist, dass ich erstmal meine Schulleitung überzeugen muss, dass es eine gute Sache ist und dass die Schule keinen Schaden nehmen wird (uuuahhhhh, Google die Daten-Krake…. gefääääääääährlich!!!), da ja alles über meine Domain laufen wird. Die Überzeugungsarbeit wäre sich leichter, wenn ich schon genau wüsste, was Google Apps Edu alles kann (und zwar nicht nur aus Tutorials sonder aus Selbst-Nutzung)…

    Tja, und dann diese MX-Dateien… Hm. Also, dass ich eine Domain habe, heißt nicht, dass ich auch Ahnung habe. Aber soweit muss ich ja erstmal kommen. Schade, ich dachte, ich könnte das jetzt in den Ferien mal anleiern, aber das klappt dann wohl nicht.

    Danke!

    • Ja, soweit scheint mir dein Plan zu passen: Domainname aussuchen, erstellen, bei Google anmelden. Inhalt muss keiner drauf sein.
      Du kannst auch gerne probieren, deine alte E-Mail-Adresse zum „Upgrade“ anzugeben. Aber frag mich jetzt nicht wirklich, was dann genau geschieht. Ich für meinen Teil wollte meine „privaten Google Apps“ (wie Drive, Picasa, etc.) einfach getrennt von den schulischen Google Apps haben, aber das ist vermutlich Geschmacksache und hat sicher auch den ein oder anderen Nachteil.

      Prinzipiell kann man ja fast alles in Google Apps ausprobieren ohne einen echten GAFE-Account zu haben. Drive, Kalender, Mail, Sites kann ja auch ein ganz normaler Google-Account. Der Vorteil von GAFE ist dann nur noch eine interne Verwaltung der Benutzer und was die im einzelnen dürfen – und natürlich die Werbefreiheit von z.B. Gmail.

      Zum Thema der MX-Datensätze empfehle ich einen Blick hier hin:
      https://support.google.com/a/answer/140034
      und eine Nachfrage bei deinem Webhoster, ob die sowas eintragen können.

      Achja: nachdem die „Diskussionskultur“ auf der Lehrerrundmail nicht sehr ausgepägt ist: Kennst du die bayerische Systembetreuermailingliste (auch für Nicht-Bayern offen)? Falls nicht:
      http://www.schule.bayern.de/service/mailinglisten-wrapper
      „Tips und Tricks für Systembetreuer“ bestellen und dann kannst du dort deine Fragen stellen. Die lieben Kollegen sind zumeist wirklich hilfreich und nett 🙂

      Viele Grüße
      Holger

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